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社員の思考力を高め
発言を増やす会議のコツ

社員の思考力を高め
発言を増やす会議のコツ

会議で積極的に発言したり、
改善などを考えてもらうには?


中堅・中小企業の問題

出典:写真AC


以下は先日、とある経営者の方から寄せられたご相談です。


ー(ここから)ーーーーーーーー

都内で10名程度の会社を経営しています。

社内で会議をやるのですが、社員側から全く発言がありません。 何か聞いても「特にありません。」か、黙ってしまうような状況です。

もっと積極的に発言したり、改善などを考えてもらうには、どうしたらいいのでしょうか?

ー(ここまで)ーーーーーーーー


組織コンサルをやっていても、よく見かけるご相談なので、誌面で取り上げてみることにしました。

社員に考えさせて発言させるためにはいくつかのポイントがあります。それを踏まえれば、実はそんなに難しいことではありません。

実際、私たちが会議をファシリテーションさせていただくと、それまではご相談のような「社長以外みんな沈黙」という状況であったにもかかわらず、するすると話し始めて、最後はほとんど手放しで活発な意見が飛び交う場面を見ることは少なくありません。

もちろん、ファシリテーションには、いろいろと高度な技術も存在はしますが、とはいえ誰でもできる基本を覚えるだけでも、会議の活発性は全然違ってきます。今日はなるべく多くの方が実践しやすいよう、より簡単で具体的な会議ノウハウについてお話ししていきたいと思います。


社員の思考力を高め発言を増やす会議のコツ

ポイント1 紙に書かせる


最も実践しやすく効果的な方法からご紹介すると、それはいきなり意見を求めるのではなく、まずは5分程度時間をとって「紙に書かせる」というものです。

日常的に人前で話す事が多い経営者とちがって、社員にとっては人前で、しかも社長などの前で話すことというのは、恐ろしいほどプレッシャーがかかる行為です。

このプレッシャーの影響で、実は頭のなかで少し意見を持っている社員がいたとしても、フリーズしてしまい「特にありません」となることが多いのです。 また、頭の回転も経営者やマネージャクラスほど早くはありません。

にもかかわらず口頭で意見を求められるというのは、ノータイムで文章を組み立てて発言せねばならず、慣れている人ならいざしらず、まだ会議に慣れていない社員にとっては非常に高難度な行為なのです。


ところが一旦「紙に書かせる」とどうでしょう? まず、それぞれで紙に書きますからいきなり話すより、はるかにプレッシャーがかかりません。

これは、

(1)意見を出す という
(2)その意見を共有する

というのを分離してしまうからです。


プレッシャーがかかるのは(2)の方だけなので、(1)のみであれば、ほとんどそれを感じることなく進めることができてしまうのです。

また、いきなり意見を求められる状態と違って、ノータイムではなく、個人でじっくり考える時間があります。この時間があれば慣れていない社員でも自分なりに意見を組み立てることができてしまいます。

さらに(1)と(2)を分離することによって、(2)のプレッシャーも格段に減ります。(1)の時点で落ち着いて文章を書いてありますから、社員はただ書いてあることを落ち着いて読みさえすればいいのです。

いきなり意見を聞かれると真っ白になる人でも、目の前にすでに書いてある自分の意見を読むだけならできるというのは、なんとなくイメージしやすいのではないでしょうか。

このように、ただ単にまずは「紙に書かせる」という行為を会議に盛り込むだけでも、意見の出やすさは格段に上がります。


ポイント2 疑問形でテーマを設定する


設定するテーマによっても意見の出やすさは変わります。 「業務改善について」というような広いテーマですと、ある程度日頃からよく考えている社員でなければ意見は出しづらいかもしれません。

おすすめなのは、もう少し具体的なテーマを疑問形にして、考えてもらう方法です。

例えば、「どうやって窓口業務をもっと効率的にやるか?」という具合です。この疑問形というのがとても重要で、人間の頭は質問されると回転するようにできているので、自然と思考力が高まり、意見を出しやすくなります。


また、より意見を出しやすくするためにはオープンクエスチョンになっているかをチェックしてください。オープンクエスチョンというのはYES/NOなどの選択肢では答えられない質問のことです。

逆のことを意味する言葉としてはクローズドクエスチョンというものがありますが、こちらはYES/NOなどの選択肢で答えることが可能な質問です。 例を挙げますと、「このビジョンをどう思うか?」が、オープンクエスチョン、「このビジョンは共感できるか?」「AとBだとどっちのビジョンがいいか?」が、クローズドクエスチョンです。

クローズドクエスチョンですと、選択肢で答えられてしまうため、下手をするとそれだけで意見が終わる可能性がありますが、オープンクエスチョンの場合は、あらゆる角度から意見が出せてしまうため、議論が活発になりやすい特徴があります。

ちなみにこの手法は、会議だけでなく個別に社員をコーチングして育成するような場合にも有効です。

クローズドクエスチョン(closedquestion)とオープンクエスチョン(openquestion)と職場の会議


ポイント3 
議論するテーマも社員に考えさせてみる


たとえば、社長が「もっと業務効率化をしなければ!」と思っていたとしても、社員がそう思っていなければ、意見は出にくくなります。人間は自分の関心のあるテーマでなければ基本的には頭が回転しません。


また、「いや、そもそも人手不足の問題の方が先でしょ?」などと思っている場合もやはり意見が出なくなります。 分かりやすく書くと、こんな心の声が隠れています。

社長「どうやったら業務がもっと効率化するんだ!?考えろ!」

社員「うーん、そうですねぇ。。(っていうか、その前に人手不足がそもそも問題なんだけどなー。。それ解決しないでそんなこと話すことに意味ないんだけどなー。言えないけど。。)」

という具合ですね。

こういう感じですとその後に社員からまともな意見が出ることはなく、やればやるほどすれ違いが大きくなりますます会議を嫌がるようになります。


このような場合に有効なのは、「そもそも議論するテーマを社員に設定させてみる」という方法です。 やり方としては、先に挙げた2つのポイントも併用しますが、「会議で話し合った方が良さそうな、今最も気になってるテーマを主観でいいので疑問形で書き出してほしい」という説明をして、実際に参加する社員に書いてもらいます。

この方法をとりますと、もちろん社員の個人差はありますが、そもそも自分でテーマを出していますので全く関心がないテーマにはなりませんし、「自分でテーマを出した以上、意見も出さなきゃな。。」という意識が働くため、社長や上司が勝手に決めたテーマよりは格段に会議が活性化しやすくなります。

ただ、この方法ですと、社長自身が話して欲しいテーマがなかなか出てこない場合があります。その場合、焦って自分が話して欲しいテーマに誘導しようとするのは、あまりおすすめしません。

そうではなくて、まずは一旦、「社員の思考力向上と意見が出やすい場づくり・文化づくりをするんだ!」と割り切って、テーマへのコントロールは手放すのが良いかと思います。


補足 会議のフレームワーク


以上、会議で社員から意見が出やすくなるポイントを3つご紹介しましたが、これらのポイントをまとめた場合の会議フレームを最後にご紹介しておきます。

このような流れです。今回は1時間コースで考えてみました。

1.会議で話し合った方が良さそうな、今最も気になってるテーマを社員に疑問形で書き出してもらう(5分)

2.出てきたテーマを社員で話し合って、今日どれを話すかを選択してもらう(5分)※なるべく社長は口を出さない。

3.選択したテーマについての意見を個々人で紙に書き出す。(10分)

4.紙に書き出した意見をみんなで共有する。そのまま話し合いが出来そうなら、追加で意見を言い合う。(40分)※いまいち出なくなってきたらまた一旦時間をとって紙に書いてもOK。



社員が発言しない理由


ここまで社員の思考力を高め発言を増やす会議のコツをお伝えしてきましたが、そもそもどうして社員は発言しないのでしょうか。全ての会社の当てはまるとは限りませんが、よくあるケースの1つとして、社員が発言しない理由についても掘り下げていきましょう。



人が発言しないのは大きく2つのパタンに集約されると言えるでしょう。

A.関心が無い
B.意見はあるが、怖くて言えない/言っても無駄だと思っている


「これ自分に何の関係があるんだよ・・・」

そう思った体験はあなたにはないでしょうか?会社員経験を持っていれば、おそらくほとんどの人が、そう思ったことは一度はあるのではないでしょうか。

人間は「自分との関連が分からない」ものには関心が湧きません。ましてや情熱など持ちようがありません。しかし、関連が不明なまま参加を強制される会議というのは山ほどあります。


中堅・中小企業の問題

出典:写真AC




例えば●●報告会議。上司に自分の仕事を報告しなければいけないのですが、この会議が存在するメリットが、社員には分かりません。

自分が知っている情報をとにかく伝えるだけ。有効なアドバイスがもらえるわけでもなく、時には無用にダメだしされたり、怒られたりする・・・。 無い方がましだよ・・・と思いつつも、そう言ったらまた怒られそうで、言わないでいる。そんな会議だらけなのです、社員の立場からすると。

(そんなことはない!大事なアドバイスをしているのだ!と経営側が思っていても、社員の方はそう思ってないということも多いですね・・・残念ながら)

報告をしっかりすることによって、評価が上がる、給料が上がる、とても納得のいく分かりやすいアドバイスをもらって自分の仕事の効率が上がる・・・などのメリットがあれば喜んで会議に参加するでしょう。

しかし、Aさんからすれば全然メリットが感じられない時間泥棒の会議。そんな会議は、会議自体を改めないといけません。もしくは、会議のメリットについて、しっかりと社員に理解できるように説明しなければいけません。(それを面倒と思ってサボると、ダメなんです)

状況の報告によって、上司がリスクの判断ができること。それが会社全体の業績を支えていること。上司の経験から有益なアドバイスもできることがあること。・・・そういった”会議のメリット”をしっかりと説明することです。

実際、有益なアドバイスがもらえると感じている場合など、自分とのつながり、自分にとってのメリットが分かるときは、社員は自ら積極的に会議・打ちあわせの場を持とうとします。


意見を言いにくい状況だらけ


「結局、社長の意見に直される」「他の人の意見に反論して、気分を害してもな・・・」こんな風に思って、意見を言わずに飲み込んでいる社員というのはたくさんいます。 会議の状況と言うのは2×2で4つのパタンに分かれます。

会議のパターン


あなたが経営者として望むのはもちろん「1」の状況でしょう。そしておそらく体験している会議というのは「2」の会議であることが多いはずです。

あなたは質の高い意見を述べる。しかし、それが一方的なものになり、議論にはならない。 これは、どうしてもそうなってしまうものです。


オーナー社長と言うのは365日24時間会社のことを考えているような人種です。しかし社員は240日×8時間くらい仕事のことを考えているくらいで上出来です。最初から「質の高い意見」を求めること自体が無理があるのです。

「活発な会議」を望むのであれば「3」の状態を許容しないといけません。実際、あなたがいないところで、社員だけでやっている会議では活発な議論が行われている、なんてことはしょっちゅうあることです。

しかし、質の低い意見しか出ない活発な議論など意味があるのでしょうか?


質の低い意見しか出ない活発な議論に
意味はあるか?


質の低い意見しか出ない活発な議論にも意味がある それが、あるのです。大いにあります。


あなたが経営者としてラクをしたいのであれば、これは長期的に見て、とても重要な営みなのです。 自分の意見が採用されると思っていると、人間は発言することに意義を感じます。どんどん発言するようになります。そしてもっと影響を与えようと、もっと考えるようになっていきます。人は、成長していくのです。

ですから「3」の状態を辛抱強く続けていると、いずれ「1」の状態にたどり着きます。そして、それは思ったよりも早く実現したりしますし、そしてその”質の高さ”は、社長一人が演説していたような会議よりも、断然質の高いものになるのです。


つまりあなたが経営者としてやるべきことは 「意見を言ったこと自体に最大限の賛辞を送る。意見の質はおいといて」 ということです。 それが結局、長期的にはあなたをラクにするのです。

言葉では「よし、どんどん意見を言いなさい」とかって言いつつ、質の低い意見がでるたびに、こめかみがピクピクしてるとかじゃ。人間の”察知する能力”というのは高いものです。


質の 色々あるわけですが、そのコツは前半でお伝えしたとおりです。「付箋紙に意見などを書き出す」というステップを入れるだけでもかなり会議は変わります。

いかがでしょうか。もし、社員の思考力や意見の少なさにお悩みの方はぜひ一度お試しください。


[2018/02/22公開 執筆者:石川英明]



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