Vol.27 在宅勤務やリモートワークに便利なツールを教えてください【番外編】

今回のご相談内容

新型コロナウイルスの影響により、在宅勤務やリモートワーク、テレワークといった働き方が、急速に注目されるようになりました。弊社は基本的にはメールか電話でやり取りしており、それ以外ではスケジューラーくらいしか使用していません。

オンラインでコミュニケーションをする際に、中小企業で気軽に取り入れられるオススメのツールがあったら教えてほしいです。

    

便利なツールのご紹介

※この記事のサービス内容は、2020年3月1日時点の情報を参考にしております。また、この記事はアフィリエイト(成功報酬型広告)を目的とはしておりません。

    

複数(グループ)で連絡を取りあうなら:Chatwork

メールでCcなどの機能を使用する方法もありますが、複数で手早くコミュニケーションをしたい場合には、不便なことも多いですよね。

Chatwork(チャットワーク)は、セキュリティ水準の高いビジネスコミュニケーションツールです。

go.chatwork.com

   

Chatworkがおすすめできる3つの理由!

1 「既読」「未読」表示がない!

LINEやFacebook Messengerなどにある既読表示機能。

便利ではありますが、ビジネスシーンでは、「連絡内容を確認はしたいが、すぐに返事はできない」という場面はよくあるのではないかと思います。

ですが、1度既読にしてしまって返事を返さないと「既読スルー」のように思われてしまうかもしれないし、だからといって未読にしたままなのも、後回しにしているようになってしまう…などと、ストレスのタネになる場合も多いのではないでしょうか。

Chatworkは、メール同様に、既読や未読の表示機能がありません。

お返事を返さなければとストレスになることもなければ、既読なのに返事がない…と悩むこともありません。
   

2 ファイル送受信の容量制限がない!

メールやLINEなど、多くのコミュニケーションツールで送受信可能なファイルの容量制限がありますが、Chatworkには制限がありません!

送受信されたファイルは、ファイルのみを検索する機能もついているため、履歴の管理も簡単です。

また、To Doをタスク管理機能で管理することもでき、複数人でのプロジェクト管理ツールとしても、使用することができます。
    

3 プライバシーマークを取得している企業にも!
在宅勤務やリモートワークに便利なツール

出典:写真AC

   

Pマーク(プライバシーマーク)などを取得している企業にとって、コミュニケーションのツールのセキュリティ水準は、導入を検討する際に外せない要素になるかと思われます。

Chatwork社は、2016年に国内2社目となるクラウド上の個人情報保護における国際標準規格 ISO27018 認証(※1)を取得しています。

これは大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準であり、日本だけではなく、国際的にも非常に高く評価できる安全性を保持しています。

※1
ISMS/ISO27001 含め、パブリック・クラウド上で個人情報をより厳重に管理・運用するクラウド上の個人情報データの保護に特化した世界で初めての国際標準規格

https://news-ja.chatwork.com/2016/05/release.html

   

オンラインでビデオ会議をするなら:Zoom

Zoom(ズーム)は、無料でも使用できるオンラインビデオ会議システムです。

zoom.us

私たちも組織開発定例勉強会で使用しています。
   

Zoomがおすすめできる3つの理由!

1 参加だけならID作成やアカウント登録不要!
オンライン会議オススメのツール

出典:写真AC

    

Zoomの参加方法は非常に簡単!会議のURLを共有し、参加者にアクセスしてもらうだけ。

タブレット、スマートフォンは事前にアプリのインストールが必要ですが、ブラウザからの参加はURLにアクセスするだけで参加可能です(※1)。

また、呼ばれて参加するだけなら、IDやアカウント作成なしで使用できるので、お客さまや初対面の方などにも、参加をお願いしやすいツールです。

※1
WindowsやMac向けのデスクトップ版アプリをインストールして会議に参加する方法もあります

   

2 ボタンひとつで使える便利な機能!

音声やカメラはそれぞれミュート機能・カメラオフ機能がついているため、必要に応じて、使い分けることができます。

また、最初に会議を参加する際にも、「音声付きで参加するか」「カメラ付きで参加するか」が選べるため、途中から会議に参加する場合やカメラに絶対に映りたくない場合も便利です。
   

会議中は、カメラ機能がオンの場合は、基本的に自分の姿が参加者に共有されますが、「画面共有」という機能で自分が今 操作しているPCのデスクトップ画面を共有したり、ホワイトボードのような画面に変更することも可能です。
   

また、会議は、レコーディングという機能で、音声・動画をMP4形式で保存できます。

ただ、長時間の会議の録音・録画は、クラウド上にデータを保存できる有料版を使っていただく方がおすすめです。
   

3 約2000円の有料版で更に便利に!

無料版では、1回の会議時間が最大40分までと制限がありますが(※2)、月額約2000円の有料版(Pro)にするだけで、会議時間の制限がなくなり、無制限に!

時間が無制限になるだけではなく、有料版では、

  • 「ブレイクアウトルーム」という機能で、会議参加者を複数グループに分けてセッション可能
  • パーソナルミーティングルーム機能が使用可能(同じIDまたはURLで、何度も会議が開催できる機能)

など、さまざまな機能が使用できるようになります。

これらの機能を使うためには、会議を開催するアカウントが有料版であればいいので、呼ばれて参加する側が有料版に申し込む必要はありません。

※2
無料版でも1対1の会議では時間の制限はありません
3名以上が参加する会議の場合は、40分という制限があります

    

【参考サイトのご紹介】

■ タブレットやスマートフォンでの参加のためのアプリのインストール

zoomy.info

■ ブレイクアウトルーム機能の使用方法

urx.blue

今回ご紹介したZoomも使用して、組織開発定例勉強会を毎月開催しています。

Zoomに興味があるけど、なかなか使う機会のない方、是非初めて使ってみる場としてもご参加いただけたら幸いです。
   

〈組織開発定例勉強会 全体概要〉

co-ducation.com

[Vol.27 2020/03/10配信号、執筆:本田]

    

組織開発 定例勉強会

組織開発に関する知見の共有と、次々と出版される組織開発に関連する 書籍での最新情報の吸収、それを実際に、自分の置かれている状況にどのように活かしていくかの探求、などを行っていく勉強会です。

「組織を活性化したい」「組織を進化させたい」「組織開発につ いて多面的に実践的な知見を深めたい」と思う経営者の 方、リーダーの方、人事の方、コンサルタントの方などを 対象としています。