組織開発 用語辞典：ファシリテーション

参加者の状態を想像する

ひとつめは当日「場」に参加するメンバーを確認し、参加者それぞれのニーズや現在置かれている状況を想像することです。

特に会社組織は、役職や年次、上司部下の関係や部署の違いなど、参加者間でさまざまな関係性があります。そういった関係性や構造は、人の発言や振る舞いにどうしても影響を及ぼしています。

既にある関係性を無視して、「この場では上下関係を気にせず話してください」「役職に捉われず話し合いましょう」といっても難しいのです。いかにその影響を小さくするか、もしくは影響を受けている前提でどう話し合うのかを考える必要があります。

（詳しくは、心理的安全性の記事等も参考にしてください）
　　　

また、参加者のモチベーションや知識もそれぞれ異なるケースが多いです。「自分がどうしてもこの場に参加したくて」という人もいれば、「ほぼ業務命令で仕方なく参加している」人もいるでしょう。

場に対して意欲的な人が多い場であればあまり問題ありませんが、「この場をやる意味がよくわかっていない人」もいる場合、当然アプローチを工夫していく必要があります。

（さらに掘り下げていくと、意欲のある人が多数なのか/数名なのか、知識がないだけなのか、やる気があるのは上司なのか/部下なのかなどによって、その場で起きることが変わるということは、イメージしていただけるのではないかと思います。）
　　　

他にも観点はいろいろありますが、このように参加者はまた参加者同士の関係性や参加者が今どういう状況に置かれているかを事前に想像しておくことは、当日のファシリテーションの質を高める重要なポイントになります。

ファシリテーターが、当日に参加者の方と初めてお会いする場合、どうしても「想像する」の難易度はあがります。

この場合も、事前にわかっている情報から、自分のこれまでの経験や知識を踏まえ、「このくらいの感覚の人たちが多いだろうか？」「こういう背景を持っているのではないか？」と想像していき、「このあたりに問題意識があるだろうな」「このあたりで困っているかな」という仮説をたてた上で、場の設計していきます。事前に聞ける情報は、可能な範囲でしっかり確認しておくことが重要です。

ゴールを設定する

次に、先ほど想像した参加者の状態を踏まえ、「自分を含め、今回の参加者が時間を共に過ごす」ときに、どういう時間になるとよいかを考え、当日の時間のゴールを設定します。

ゴールとは、この時間で「結論を出す」のか、「相互理解を深める」のか、「議論を深める」のか、などです。

例えば、この場の発案者としては「この議題に対してちゃんと結論を出したい」と思っている。ファシリテーターの私としては、「1回で結論はでないだろうな」と思っている。他の参加者としては、そもそも「勝手に決めてくれ」と思っている。

そのような状況が想像されるときに、適切なゴールはどのあたりだろうか。どのラインが落としどころかということを総合的に検討して決定します。

時間の組み立てをする

設定したゴールに向かうために、（限られた時間の中での）最善の時間の過ごし方は何かを考えます。

• インプット（講義）とワークの割合
• 実施する順番
• 各ワークの時間配分
• 対話やワークの1組の人数
• どんな問いにするか（ピンポイントで設定するのか/抽象度が高い問いにするのか/自分たちで出してもらうのか等）
• 書くのか、喋るのか

などの観点で、ポイント１で想像した参加者の状況を踏まえ、その参加者たちが設定したゴールにいけるように時間を組み立てていきます。

基本一方的にレクチャーをするスキル研修などでは、かっちりタイムテーブルを決めて計画通りに実施することも多いですが、いいファシリテーションという意味では、1つの完璧な解（計画）を用意するのではなく、当日の様子にあわせて柔軟な対応ができるように、いくつかのパターン（展開）を準備ができているほうが望ましいでしょう。

今日のゴールと参加者の状態の確認

当日は、始めに今日の時間のゴールをすり合わせることと、参加者の状態が自分の脳内シミュレーションとどのくらいあっているか（またずれているか）を確認することをお勧めします。

ゴールについては、「本日のゴールはXXXでいこうと思います」とファシリテーターから提案する場合もあれば、参加者に今日の時間が終わったときに期待するゴールを挙げてもらい、それぞれの意見を参加者同士が聞き合った上で、落としどころを見つけすり合わせる場合もあります。

どちらにせよ、始めってから、また場が終わったとき、「結論を出したいと思っていたのに出なかった」「決める段階までいかなくてよくて、今日は相互理解を深める方が大事だと思っていたのに全然いい対話ができる雰囲気じゃない」等と、参加者が集中できない、話し合いの内容以外のところで不満に感じることがないように、ゴールを最初に共有しておくことには意味があります。
　　　

また、冒頭でチェックインなどを行うと（参加者に今の気持ちなどを発言してもらうと）、その様子を観察することで参加者に関する情報が増えます。

事前にしていたシミュレーションをもとに、「想像していたりも、緊張していて場が固いな」「考えていたよりも、心理的安全性が高いな」といったことがわかったら、「ワークはいきなり大人数でやらずにペアで話してもらおう」「このテーマをいきなり扱うのは難しそうだからこっちのパターンでいこう」などと、できる範囲で微調整を行いながら進めることで、より質を上げることができます。

参加者の顕在意識と潜在意識

例えば参加者が「今日のこの時間楽しみにしています！」と言葉では前向きな発言をしていても、「表面的な発言で本音ではないんだろうな」「そう言っておけばいいという感じで、むしろ感じたり考えたりする意欲が低いんだろうな」と、ファシリテーターとしては感じる、ということがあります。

本人が（本音では話していないと）自覚した上でそのように振るまっているのか、自覚していないのかはわかりませんが、ファシリテーターは顕在的なやりとりだけではなく、参加者の潜在意識の情報も拾いながらファシリテーションを行うことが大切です。

これは、ファシリテーションに限らず、コーチングやカウンセリングとも通じる話なので、このポイントを深めたい方はコーチングやカウンセリングの技術や心得から勉強していただくのもお勧めです。

インストラクションでどこまで喋るか、黙るか

参加者の顕在意識と潜在意識で出した例のように、例えば「参加者が本音で話していないな」という状況がわかっていたとします。

でも、この場としては本音も出てこないといい場にならないなといったときに、ただ「では、次は●●を話しましょう」と伝えただけでは、本音が出ないまま浅い対話が続けられ、この時間が終わってしまう可能性があります。

こういうときには、インストラクションで工夫をします。

今回の場合なら、例えば「言いにくいことなどもあると思うんですけど、今回は時間をとってやっているので、本当に話し合いたいことや実は課題に思っているけど普段はなかなか言えないこととか。今更これは聞けないけど、本当は●●は何のためにやっているんですかとか、そういうのも出してくださいね」と、インストラクションを強めに行ったりします。

他にも、「こういうのを出すのは勇気がいると思うんですけど、今回は聞く方も馬鹿にしたりせずに、そういうところが引っかかっていたんだねと発見するみたいなことを大事にしてくださいね」など、本音が出しやすくなるようなインストラクションを加えたりすることも効果的です。
　　　

ここで気を付けたいことは、何でもただ長く細かくインストラクションをすればいいというわけではないことです。

ファシリテーターのインストラクションは場への介入であり、インストラクションによって参加者の視野や思考の幅を狭めたり、誘導してしまうことも起こります。

私たちは、「できればファシリテーターがひとことも話さなくても、参加者たちが今回のゴールに向かって適宜合意形成や相互理解が進んでいくのが望ましい」が、そうはならないところ、足りないところを必要に応じて支援する存在がファシリテーターの役割と考えています。

なので、判断基準としては、基本的には必要最低限のインストラクションでコミュニケーションが進むように意識しています。